Archivierung

Sie freuen sich darauf, dass Sie keine Unterlagen mehr suchen oder kopieren müssen? Und dass Ihr umfangreiches Archiv kaum noch Platz benötigt? Richtig so. Schließlich haben wir dafür eigens diese elegante Lösung entwickelt.

Elektronische Archivierung

  • Papierloses Büro eine Vision?
  • Welche Stufen führen dorthin?
  • Wie geht der einzelne Mitarbeiter damit um?
  • Was sagen die Behörden dazu?

Diese und andere Fragen beantworten wir Ihnen nachfolgend.

 

Papierloses Büro – eine Vision?

  • Wenn papierlos bedeutet, dass
    • jeder Geschäftsbeleg (vom Buchungsbeleg bis zum Schriftverkehr) elektronisch an jedem Ort bei entsprechender Zugriffsberechtigung verfügbar ist
    • die Originalbelege nicht mehr aufbewahrt werden
    • die gesetzlichen Erfordernisse erfüllt werden

dann ist es eine Vision, welche in Stufen zur Realität werden kann
 

  • Wenn die Integration der Software zweier Markenhersteller gewissenhaft erfolgt, bedeutet dass
    • die operative Software BDS Baupaket V5
    • und
    • die Archivierungssoftware Comarch ECM

im vollintegrierten Zusammenspiel diese Stufen trittfest genug gestalten, um das Ziel zu erreichen

 

Welche Stufen führen dort hin?

  • Spoolfile-Archivierung
    • Sämtliche Ausdrucke (Listen diverser Arbeitsgebiete wie Kontoblätter, Eigendurchschlag der Fakturierung, Journale usw.) erfolgen papierlos sie werden direkt archiviert
    • Die Ausdrucke erhalten eine umfangreiche Indexierung für einen mehrdimensionalen Zugriff (z. B. alle Rechnungen eines Geschäftspartners, einer Kostenstelle, einer Periode usw.)
  • Dokumentarchivierung
    • Nicht selbst erstellte Dokumente (Eingangsrechnungen, Bankbelege, Stundennachweise, Lieferscheine usw.) werden gescannt
    • Die gescannten Belege erhalten ebenfalls eine umfangreiche Indexierung
    • Die Originalunterlagen können vernichtet werden 
(kein Ablagevorgang)
  • Batch-Importer Archivierung für alle anderen Dokumente (z. B. aus Word, CAD usw.)

 

Wie geht der einzelne Mitarbeiter damit um?

  • Wie entstehen die Dokumente?
    • Die archivierungswürdigen Ausdrucke werden automatisch der elektronischen Ablage zugeführt
    • Die externen Dokumente werden eingescannt (je nach Organisation und Betriebsgröße in der Abteilung bis hin zentral beim Posteingang mit Verteilung)
  • Wie greift der Mitarbeiter auf die elektronisch abgelegten Dokumente zu?
    • Im Zuge seiner Arbeiten in die Bildschirmabfrage eingebettet mit der Funktion „Beleg anzeigen“ (z. B. bei Abfrage einer Offenen Post oder Anzeige der Kosten einer Baustelle Verzweigung ins Detail)
    • Über ImageViewer mit direktem Zugriff über die zuvor erwähnten umfangreichen Indexierungen (z. B. Rechnungen eines Lieferanten für bestimmte Baustellen im 1. Quartal)
  • Wie nimmt der Mitarbeiter das papierlose Arbeiten an?
    • Anfänglich wird er einige Dokumente drucken
    • Bald werden nur mehr jene Dokumente gedruckt, welche beschrieben werden müssen (z. B. beim Abstimmen eines Kontos usw.) aber es entfällt schon die Zurückgabe in die Ablage
    • Bald nutzt der Mitarbeiter die Funktionen, elektronisch Texte, Kommentare, Vermerke am elektronisch archivierten Dokument anzubringen

 

Was sagen die Behörden dazu?

Sicherlich gibt es in den einzelnen Ländern eher unwesentliche Unterschiede, meistens sind konkrete gesetzliche Formulierungen in Arbeit. Grundsätzlich wird die Berechtigung der Archivierung aus folgenden Aspekten abgeleitet (bereits umfangreiche Praxis):

  • Es müssen originalgetreue Wiedergaben sein (wie bereits seit langer Zeit bei Mikroverfilmung üblich)
  • Die Wiedergaben müssen unveränderbar sein – deshalb bestimmte optische Speicherungsformen
  • Die Belege müssen den Organen zur Einsicht mit entsprechenden Sichtgeräten zur Verfügung gestellt werden (es gibt bereits Prüforgane, welche die Belege am Bildschirm aufrufen/ansehen und ev. anstelle einer Kopie drucken).
  • Der Zusammenhang Beleg – Buchung muss in beide Richtungen gegeben sein

 

Und diese Voraussetzungen (originalgetreu, unveränderbar/mit Berechtigung einsehbar) bringt die Archivierungssoftware Comarch ECM in Verbindung mit BDS V5 mit sich.

Die Module des BDS-Baupakets

Perfekt aufeinander abgestimmt - ein Überblick über die Module des Baupakets V5

  • Controlling

    Detaildaten, über jeden Standard hinaus, im ERP-System abfragen oder den Vorstand über die aktuellen Management-Kennzahlen informieren – Controller können aus dem Vollen schöpfen. Wir haben verschiedenste Möglichkeiten geschaffen Business-Intelligence Ansätze zu verwirklichen.
  • Argen­abwicklung

    Ab sofort sind Sie bestens gerüstet, um die kaufmännische Geschäftsführung einer ARGE übernehmen zu können! Mit unserem Programmpaket spielen Sie Ihre Vorteile gegenüber Ihren ARGE-Partner aus: Unser Modul ist Ihre Visitenkarte und liefert Ihnen die solide Basis für Ihre Führungsqualitäten.
  • Geräte­verwaltung

    Mit diesem Programmpaket haben Sie den Überblick über Ihren Geräte-Bestand, Geräte-Leistungen und laufende Kosten. Es rechnet intern und extern nach den Vorgaben der Baugeräteliste ab.
  • Elektronische Archivierung

    Sie freuen sich darauf, dass Sie keine Unterlagen mehr suchen oder kopieren müssen? Und dass Ihr umfangreiches Archiv kaum noch Platz benötigt? Richtig so. Schließlich haben wir dafür eigens diese elegante Lösung entwickelt.
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