Mit dem Modul Workflow erhalten Unternehmen eine leistungsstarke, skalierbare und zukunftssichere Lösung, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren, automatisieren und effizient zu steuern.
Workflow – Automatisierung und Effizienz für Geschäftsprozesse
Das Modul „Workflow“ ermöglicht eine automatisierte, flexible und effizient verwaltbare Prozesssteuerung in Unternehmen. Durch die volle Integration in das BDS-System kann es ohne lange Planungsphase implementiert werden. Unternehmen profitieren von einer eigenständigen Definition der Prozessabläufe, der Hinterlegung von Prüfschritten sowie einer umfangreichen Auswahl an Workflow-Aktionen – von Buchungen über OP-Anzeigen bis hin zum Rechnungsdruck. Dank eines differenzierten Berechtigungssystems können Workflows gezielt nach Kostenstellen oder Prüfstellen gesteuert werden.
Breite Einsatzmöglichkeiten in Unternehmen
Internationale Unternehmensgruppen setzen bereits erfolgreich auf den BDS-Workflow, insbesondere für die Automatisierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie weitere zentrale Unternehmensprozesse. Allein im Jahr 2017 wurden über den BDS-Eingangsrechnungsworkflow mehr als 200.000 Eingangsrechnungen automatisiert geprüft.
Workflow für Eingangsrechnungen – Automatische Erfassung & Prüfung
Der Eingangsrechnungsworkflow reduziert den manuellen Aufwand und sorgt für eine schnelle, sichere und nachvollziehbare Rechnungsverarbeitung:
- Automatischer Workflow-Start durch Scan oder E-Mail mit automatischer Archivierung
- Verarbeitung von strukturierten E-Rechnungen mit automatischem Import (ebInterface)
- OCR-Datenextraktion für Kopf- und Positionsdaten mit Blumatix Intelligence GmbH
- Integrierte UID-Prüfung und automatische Buchungen (Normal-, Teil- und Schlussrechnungen)
- Visualisierung der Prüfergebnisse mit automatischen Annotationen
- Preis- und Mengenprüfung mit automatischer Korrektursummen-Bildung
- Einfache Formulargenerierung für Storno- und Abstrichschreiben sowie Rechnungsdeckblätter
Workflow für Ausgangsrechnungen – Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Der BDS-Ausgangsrechnungsworkflow bietet eine effiziente Lösung für die Verarbeitung von Rechnungen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen – auch wenn eine Tochtergesellschaft nicht mit BDS fakturiert:
- Start des Workflows über eine E-Mail an eine definierte Adresse
- Automatische Betriebserkennung durch Maskierung des Mailempfängers oder E-Mail-Betreffs
- Optional: OCR-Datenextraktion für automatisierte Verarbeitung
Weitere Workflows für zentrale Geschäftsprozesse
Neben Rechnungsverarbeitungen lassen sich mit dem BDS-Workflow-Modul viele weitere Unternehmensbereiche automatisieren:
- Mahnwesen – Automatisierung der Mahnprozesse für offene Forderungen
- Materialwirtschaft – Verwaltung von Lieferscheinen & Terminüberwachung
- Personalwesen – Spesenerfassung, Terminüberwachung und Bewerbungsmanagement
Maximale Effizienz durch vollständige Integration
Durch die tiefe Integration in das BDS-System werden alle relevanten Unternehmensprozesse nahtlos verbunden, wodurch manuelle Bearbeitungszeiten reduziert, Fehler minimiert und Geschäftsabläufe optimiert werden.
